当日焦らないために!Zoomで事例検討会を開催する手順と注意点

業務向上

こんばんは!たっつん(.@enjoywelfare)です。

この記事は事例検討会をzoomで開催したいと思っている人が参考になります。

まだまだコロナ禍の中で大人数で集まる研修や事例検討会は出来ません。

という訳でzoomで事例検討会をやりました。やり方もわからなし、慣れていないオンラインで事例検討会を開催するのって不安でした。

でもやってみたら結構上手く行きました!!😆

今回はzoomで事例検討会を開催する手順や注意点などを紹介したいと思います。

当日焦らずZoomで事例検討会を開催しよう!!

・今回の事例検討会はzoomの有料プランでホストになって開催しています。
・事例検討会の参加人数は約30人程度です。
・グループワークはzoomのブレイクアウトルーム機能を使用しています。

無料プランで事例検討会を開催する場合は参加人数をを5~6人ぐらいに限定しましょう。また無料プランの場合40分間までしか出来ません。40分すぎたとしても、また同じURLから入り直せば、また利用できます。

zoomの事例検討会の案内文

まずは事例検討会の案内文を事業所に送ります。メールとFAXで申し込めるようにしました。メールの案内文は以下の通りです。

各居宅介護支援事業所 御中

○○地域包括支援センターの事例検討会を開催します。

下記のとおりWEBでの事例検討会を開催いたします。
皆様のご参加をお待ちしております。
【事例のタイトル 例:徘徊が多い認知症の方の支援について】

開催日時:令和〇年〇月〇日(〇)〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分

形  式:WEB会議システム 
     ZOOMミーティングを使用した事例検討会(グループワーク)

▼内容の詳細
※事例の内容を軽く紹介します。

▼お申込み
下記のURLから申し込みいただけます。
※goolgeフォームを使いアドレスを添付しても良い。

FAXでもメールでも申し込み可能です。案内文兼申込書は後日FAXさせていただきます。

申込いただいた方に〇月〇日までにZOOMのアドレス、ID、パスワードを送信させていただきます。

メールが届かない場合は〇〇地域包括支援センター〇〇までお知らせください。

℡:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email:〇〇〇〇@〇〇〇〇

googleフォームはウェブ上から申し込みが出来るフォームを作れるgoogleの無料サービスです。使ってみると意外と簡単です。Googleフォームの使い方完全ガイド【2020年最新版】

次にFAXの事例検討会の案内文になります。インターネットに慣れていないケアマネさん達も多いのでFAXの参加申込書を作成しました。

FAXannai

参加希望者に事例詳細を送る

参加希望者からメールアドレスが届いたら事例の詳細を送ります。当日、事例の情報をパソコンの画面共有で映しながらだと参加者の顔が見えづらく検討しずらくなります。

参加者は事例の詳細情報を紙ベースで手元に持ち検討会に参加するようにします。

あらかじめデータでもFAXでも良いので事例の詳細情報を参加希望者に送っておきましょう!!

zoomのURLを参加者にメール

メールで参加者にzoomのURLを送ります。参加者のメールアドレスを、outlookなどのメールソフトに登録しておけば一度にメールを送れるのでお勧めです。

zoomのURLは1週間ぐらい前までに送信します。そして事例検討会の前日か当日にもう一度zoomのURLを送信しましょう

参加者が他のメールに交じってしまってzoomのURLが見つからず、事例検討会が始まる直前に「アドレスが送られてきてません」という電話が何本かありました。事例検討会の直前で焦ってアタフタしました😅

グループワークの振り分け

事例検討は5名~6名ぐらいが話しやすいと思いますので、参加者が多い場合はzoomのブレイクアウトルームという機能を使います。

ブレイクアウトルームのやり方はこちらの記事を参考にしました

任意でグループを作れてグループ内のメンバーも自由に選べます。当日はグループの構成を考えている時間がないので、あらかじめグループ分けは作成しておきます。これは対面で行う事例検討会と同じですね。

パソコン上でグループに参加者を振り分けるので当日にやるのは結構大変です。あらかじめCSVファイルでグループ分けを作ることが出来ます。

しかし参加者が当日に違うメールアドレスで参加すると自動でグループに振り分けられなくなります。しかも当日に不参加のドタキャンが必ずあるのでグループの構成に偏りがでます。

つまり事例検討会の当日はグループへの振り分けが手動で行う可能性が高いです。

また画面共有で資料を見せたり、ミュートになっていない人をミュートにしたりするのでパソコン操作に気を取られます。

zoomで事例検討会を行う場合はパソコンの操作役と司会の2人体制をお勧めします

ケアマネジャーはオンラインでのグループワークに慣れていません。いざグループに分かれて話し合いをすると言っても、話が盛り上がらない可能性があります。

事例検討会当日までにグループに分かれた時の司会を決めておくことをお勧めします。

事例検討会当日

事例検討会プログラム(1時間半)
  • 10分間
    初めの挨拶と本日の説明
  • 10分間
    事例説明
  • 20分間
    事例提出者への質問
  • 30分間
    グループワーク
  • 20分間
    発表、終了のあいさつ

ブレイクアウトルームを解除すると、どのグループに誰がいるのかわからなくなってしまうので、ブレイクアウトルームを開始する前にグループのメンバーをメモっておきましょう。私はアナログ的に紙にメモりました。

zoomではアンケートを作成する機能も付いています。アンケートの結果、対面で行う事例検討会よりもオンラインでの事例検討会に参加したいと思ったケアマネが約8割もいました。ケアマネってIT関係が苦手だから意外でした😄

zoomで事例検討会をやった感想

・ブレイクアウトルームでは他のグループの様子が見えません。その時に思いついた質問を事例提出者に質問することが出来ません。事例提出者への質問の時間はなるべく長くした方が良いと思いました。
・事例提出者の気付きの促しや、これからの支援に役立つ情報を得る必要があります。グループの発表の時間は長めにして、すべてのグループが発表できる方が良いと思いました。
・実際に集まって事例検討会は当日が大変。オンラインでやる場合は当日までの準備が大変。

当日焦らずZoomで事例検討会を開催するポイント

・事例検討会の案内文はメールとFAXで行う。
・事例の詳細情報をあらかじめ送る。参加者は事例の詳細情報を紙で持って参加する。
・事例検討会の前日か当日にもう一度zoomのURLを送信する。
・事例検討会の当日はパソコンの操作役と司会の2人体制で行う。
・あらかじめグループに分かれた時の司会を決めておく。
・グループのメンバーをメモっておく。
・事例提出者への質問の時間は長くした方が良い。
・すべてのグループが発表できる方が良い。

これからもオンラインでのコミュニケーションが必要になってくると思います。

是非、zoomでの事例検討会にチャレンジしてみてください!!

以上です!読んでくれてありがとね!!

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